Vad är ett affärssystem (och varför behöver du ett)?
Kämpar du med att få en överblick över företagets ekonomi, lager och kundrelationer? Då kan ett affärssystem vara lösningen. Ett affärssystem, ibland kallat ERP-system, är en integrerad programvarulösning som samlar och automatiserar ett företags viktigaste processer. Det handlar om allt från ekonomistyrning och lagerhantering till kundvård (CRM) och i vissa fall även produktionsstyrning. Men hur fungerar det, och vilka fördelar ger det?
Kärnfunktioner i moderna affärssystem
Ett modernt affärssystem innehåller en rad olika funktioner som samverkar för att ge en helhetsbild av verksamheten. Här är några av de viktigaste:
Ekonomistyrning: Detta är grunden i de flesta affärssystem. Här hanteras bokföring, fakturering (både kund- och leverantörsfakturor), budgetering, reskontra och anläggningsregister. Allt samlas på ett ställe, vilket ger bättre kontroll och underlag för ekonomiska beslut.
Lagerhantering: För företag som hanterar fysiska produkter är lagerhanteringen central. Affärssystemet håller koll på artikelregister, lagersaldon, in- och utleveranser, och kan ofta automatisera inköpsprocesser.
Produktionsstyrning: Vissa affärssystem, framförallt de som är anpassade för tillverkande industri, har också funktioner för produktionsstyrning. Det kan omfatta allt från hantering av recept och stycklistor till detaljerad produktionsplanering och verkstadsuppföljning.
Kundvård (CRM): Ett bra affärssystem har ofta inbyggda CRM-funktioner (Customer Relationship Management). Här samlas information om kunder, säljaktiviteter, marknadsföringskampanjer och kundtjänstärenden. Detta ger en 360-graders vy av kundrelationen.
Personaladministration (HR): Vissa affärssystem erbjuder även stöd för personaladministration, med funktioner som t.ex. tidrapportering och löneberäkning.
Beslutsstöd & Rapportering: En av de stora fördelarna med ett affärssystem är möjligheten att ta fram rapporter och analyser baserade på all data i systemet. Detta ger värdefulla insikter och underlag för strategiska beslut. Ofta kan du skräddarsy rapporter och nyckeltal efter dina specifika behov.
Därför vinner du på att använda ett affärssystem
Att införa ett affärssystem är en investering, men det kan ge betydande vinster:
Ökad effektivitet och lönsamhet: Genom att automatisera manuella processer, som fakturering och orderhantering, frigörs tid och resurser. Minskad administration och bättre flöden leder till ökad effektivitet och i slutändan högre lönsamhet.
Bättre överblick och kontroll: Med all information samlad på ett ställe får du en bättre överblick över hela verksamheten. Du kan se hur det går för olika avdelningar, följa upp nyckeltal i realtid och fatta mer välgrundade beslut.
Skalbarhet för framtiden: Ett bra affärssystem är skalbart och kan anpassas efter dina behov. Det innebär att systemet kan växa med företaget, och att du kan lägga till nya funktioner och moduler allt eftersom behoven förändras.
Att införa ett affärssystem: Steg för steg
Att implementera ett nytt affärssystem är ett projekt som kräver planering och engagemang. Här är de viktigaste stegen:
- Behovsanalys: Börja med att noggrant kartlägga företagets behov och krav. Vilka processer behöver stödjas? Vilka problem ska lösas?
- Val av system: Jämför olika system och leverantörer utifrån era behov. Ta referenser!
- Planering: Sätt upp en realistisk projektplan med tydliga deadlines och ansvariga.
- Anpassning: Ofta behöver systemet anpassas (konfigureras) för att passa just er verksamhet. Det kan handla om allt från att lägga in företagets kontoplan till att skapa anpassade rapporter.
- Dataöverföring: Befintlig data (kunder, artiklar, etc.) behöver föras över till det nya systemet.
- Utbildning: Utbilda personalen så att de kan använda systemet effektivt.
- Driftsättning: När allt är klart är det dags att ”gå live” med det nya systemet.
- Uppföljning och support: Även efter driftsättningen är det viktigt med löpande uppföljning och support.
Så väljer du rätt affärssystem för ditt företag
Det finns en uppsjö av affärssystem på marknaden, och det kan vara svårt att veta vilket som passar bäst. Här är några tips:
- Utgå från företagets behov och mål. Vilken typ av verksamhet har ni? Vilka är era största utmaningar?
- Välj ett system som är skalbart och flexibelt, så att det kan växa med företaget.
- Tänk på användarvänligheten! Ett system som är krångligt att använda kommer inte att bli använt.
- Välj en leverantör med god support och dokumenterad erfarenhet av liknande projekt.
Vanliga frågor och svar (FAQ)
Vad kostar ett affärssystem?
Kostnaden för ett affärssystem varierar kraftigt beroende på en rad faktorer, bland annat systemets funktionalitet, antalet användare, om det är molnbaserat eller lokalt installerat, och vilken leverantör du väljer. Det finns allt från enklare, molnbaserade system som kostar några hundralappar i månaden per användare, till stora, skräddarsydda lösningar som kan kosta miljontals kronor. Det är också viktigt att ta hänsyn till kostnader för implementering, utbildning och löpande support.
Hur lång tid tar det att implementera ett affärssystem?
Implementeringstiden kan variera från några veckor för enklare system och mindre företag, till flera månader eller till och med över ett år för stora, komplexa installationer. Faktorer som påverkar tidsåtgången är bland annat systemets omfattning, hur mycket anpassning som krävs, hur välorganiserad data som ska migreras är, och hur mycket tid företaget kan avsätta för projektet. En tydlig projektplan och ett nära samarbete med leverantören är A och O för en lyckad implementering.
Kan jag integrera mitt affärssystem med andra system?
Ja, de allra flesta moderna affärssystem erbjuder goda möjligheter till integration med andra system. Detta sker vanligtvis via API:er (Application Programming Interfaces), som möjliggör datautbyte mellan olika programvaror. Vanliga integrationer är till exempel webbutiker, CRM-system, Business Intelligence-verktyg, lönesystem, och olika branschspecifika lösningar. Integrationer kan spara mycket tid och minska risken för fel genom att eliminera manuell dataöverföring.
Vad är skillnaden mellan ett affärssystem och ett ERP-system?
Begreppen ”affärssystem” och ”ERP-system” (Enterprise Resource Planning) används ofta synonymt, och gränsen är flytande. Generellt kan man säga att ERP-system är en *typ* av affärssystem, men med en bredare och djupare ansats. Ett ERP-system strävar efter att integrera *alla* delar av en verksamhet – inte bara ekonomi och lager, utan även till exempel HR, projektledning, och tillverkning – i *ett* enda system. Ett ”vanligt” affärssystem kan vara mer begränsat i sin omfattning, till exempel ett renodlat ekonomisystem eller ett system som främst fokuserar på lager och logistik.
Behöver ett litet företag verkligen ett affärssystem?
Även små företag, och kanske företag som växer snabbt, kan ha stor nytta av ett affärssystem. Det hjälper till att skapa struktur och kontroll, automatisera processer, och frigöra tid som kan läggas på kärnverksamheten. Idag finns det många prisvärda och skalbara affärssystem som är speciellt anpassade för småföretag, ofta med molnbaserade lösningar som gör det enkelt att komma igång utan stora initiala investeringar. Ett affärssystem kan vara en viktig pusselbit för att möjliggöra tillväxt och ökad lönsamhet.
Vill du veta mer? Läs vidare i vårt ordförråd!