Vad är ett ERP-system?

ERP står för Enterprise Resource Planning, och kan översättas till ”resursplanering för företag”. Ett ERP-system är en typ av affärssystem som integrerar och automatiserar *alla* delar av ett företags verksamhet – från ekonomi och inköp till produktion, lager, kundrelationer och personaladministration. Man kan säga att det är företagets digitala ryggrad.

Kärnfunktioner i ett ERP-system

Ett modernt ERP-system täcker in en mängd olika funktioner. Här är några av de allra viktigaste, som i stort sett alltid finns med:

Ekonomi och redovisning: Detta är grunden, med funktioner för bokföring, fakturering, reskontra, anläggningsregister, budgetering och rapportering. Se även vår artikel om ekonomisystem.

Inköp och logistik: Här hanteras inköp, leverantörsreskontra, lagerstyrning, och ofta även transportplanering.

Försäljning och kundrelationer: Många ERP-system har inbyggda CRM-funktioner (Customer Relationship Management) för att hantera kunddata, säljprocesser, marknadsföring och kundtjänst.

Produktion: För tillverkande företag är detta en central del av ERP-systemet. Här finns funktioner för produktionsplanering, materialbehovsberäkning (MRP), verkstadsuppföljning och kvalitetskontroll.

Lager och distribution: Här hanteras artikelregister, lagersaldon, in- och utleveranser, och ibland även distribution och transport.

Personal (HR): Vissa ERP-system har också moduler för personaladministration, löneberäkning, tidrapportering och kompetenshantering.

Projekthantering: Många system innehåller funktioner för att planera och följa upp projekt, inklusive tidsplanering, resursallokering och kostnadsuppföljning.

Beslutsstöd (BI): En viktig del av ett ERP-system är möjligheten att ta fram rapporter och analyser som ger underlag för strategiska beslut. Detta kallas ofta Business Intelligence (BI).

Fördelar med att använda ett ERP-system

Ett ERP-system ger en rad fördelar jämfört med att använda separata system för olika delar av verksamheten:

  • Effektivitet: Genom att automatisera processer och eliminera manuellt dubbelarbete sparar företaget tid och pengar.
  • Helhetsbild: Med all information samlad i *ett* system får du en bättre överblick över hela verksamheten.
  • Kontroll: Ett ERP-system ger bättre kontroll över företagets resurser och processer.
  • Samarbete: När alla använder samma system blir det lättare att samarbeta och dela information mellan olika avdelningar.
  • Bättre beslutsunderlag: Med tillgång till realtidsdata och kraftfulla analysverktyg kan du fatta mer välgrundade beslut.
  • Skalbarhet: Ett ERP-system kan anpassas efter företagets behov och växa i takt med verksamheten.
  • Spårbarhet: Det är lätt att spåra information och transaktioner i ett ERP-system, vilket är viktigt för både intern kontroll och extern revision.

Implementering av ett ERP-system

Att införa ett ERP-system är ofta ett stort och komplext projekt, som kräver noggrann planering och ett nära samarbete mellan företaget och leverantören. Här är de viktigaste stegen, som till stor del liknar de vid införandet av ett affärssystem:

  1. Förstudie och behovsanalys: Vad ska systemet göra? Vilka problem ska det lösa?
  2. Val av system och leverantör: Jämför olika system och leverantörer utifrån era behov och krav.
  3. Projektplanering: Sätt upp en detaljerad projektplan med tidsramar, budget och ansvariga.
  4. Anpassning och konfigurering: Systemet behöver anpassas efter företagets specifika processer och behov.
  5. Dataimport: Befintlig data (kunder, artiklar, leverantörer, etc.) behöver föras över till det nya systemet.
  6. Utbildning: Personalen behöver utbildas i hur man använder det nya systemet.
  7. Tester: Innan systemet tas i drift är det viktigt att testa det noggrant, så att allt fungerar som det ska.
  8. Driftsättning: När allt är klart är det dags att ”gå live”.
  9. Uppföljning och support: Även efter driftsättningen är det viktigt att följa upp hur systemet fungerar, och att ge support till användarna.

Att välja rätt ERP-system

Det finns en mängd olika ERP-system på marknaden, från stora, globala lösningar till mindre, nischade system. Här är några saker att tänka på:

  • Företagets storlek och bransch: Vissa system är bättre lämpade för små eller medelstora företag, medan andra är anpassade för storföretag. Vissa system är specialiserade för vissa branscher, t.ex. tillverkning, handel eller tjänsteföretag.
  • Funktionella behov: Vilka funktioner behöver ni? Behöver ni t.ex. stöd för produktion, projektledning eller avancerad logistik?
  • Användarvänlighet: Systemet måste vara lätt att använda för de personer som ska arbeta med det.
  • Integrationer: Behöver systemet kunna integreras med andra system som ni använder, t.ex. en webbutik eller ett lönesystem?
  • Molnbaserat eller lokalt installerat: Båda alternativen har sina för- och nackdelar.
  • Total kostnad (TCO): Tänk inte bara på licenskostnaden, utan även på kostnader för implementering, utbildning, support och löpande drift.
  • Leverantören: Välj en leverantör med god support, erfarenhet av liknande projekt och en stabil ekonomi.

Vanliga frågor och svar (FAQ)

Vad är skillnaden mellan ERP och affärssystem?

Som vi nämnde inledningsvis är ERP (Enterprise Resource Planning) en *typ* av affärssystem. Man kan säga att alla ERP-system är affärssystem, men alla affärssystem är inte ERP-system. Ett ERP-system har normalt en bredare och djupare funktionalitet, och strävar efter att integrera *alla* delar av en verksamhet i *ett* enda system. Ett ”vanligt” affärssystem kan vara mer begränsat, till exempel ett rent ekonomisystem.

Är ett ERP-system bara för stora företag?

Nej, absolut inte! Även om ERP-system traditionellt har förknippats med storföretag, finns det idag många lösningar som är anpassade för små och medelstora företag. Dessa system är ofta mer prisvärda och enklare att implementera, men kan ändå ge stora fördelar i form av ökad effektivitet och bättre kontroll.

Vad menas med ”molnbaserat ERP”?

Ett molnbaserat ERP-system (även kallat SaaS, Software as a Service) körs på leverantörens servrar och nås via internet. Detta innebär att du slipper investera i egen hårdvara och att leverantören ansvarar för drift, underhåll och uppdateringar. Fördelen är ofta lägre startkostnader, större flexibilitet och att du alltid har tillgång till den senaste versionen av programvaran. Nackdelen kan vara att du har mindre kontroll över din data och att du är beroende av en stabil internetuppkoppling.

Hur lång tid tar det att byta affärssystem?

Att byta affärssystem, eller att gå från ett äldre system till ett modernt ERP-system, är ett projekt som kan ta allt från några månader till över ett år, beroende på företagets storlek och komplexitet, och vilket system man väljer. Det är viktigt att avsätta tillräckligt med tid och resurser för detta, och att ha en tydlig plan för genomförandet.

KONTAKTA OSS FÖR DEMO

Vill du veta mer om ERP-system och hur de kan hjälpa ditt företag? Kontakta oss på Genesis, eller läs vidare i vårt ordförråd!