Vad är IT-förvaltning (systemförvaltning)?
IT-förvaltning, ofta kallat systemförvaltning eller applikationsförvaltning, handlar om det långsiktiga arbetet med att underhålla, anpassa och vidareutveckla IT-system efter att de har tagits i drift. Det handlar om att se till att systemen fortsätter att fungera bra, att de uppfyller verksamhetens behov över tid, och att de ger maximal avkastning på investeringen. Förvaltning är inte bara ”felavhjälpning” – det är ett proaktivt och strategiskt arbete.
Varför är IT-förvaltning viktigt?
- Säkerställer långsiktigt värde: IT-system är en investering, och förvaltning är nyckeln till att få ut maximalt värde av den investeringen över tid.
- Håller systemen uppdaterade: Tekniken utvecklas snabbt. Förvaltning säkerställer att systemen hålls uppdaterade med de senaste versionerna, säkerhetsuppdateringarna och funktionerna.
- Anpassar systemen till förändrade behov: Verksamhetens behov förändras över tid. Förvaltning handlar om att anpassa systemen till dessa nya behov.
- Förebygger problem: Genom proaktivt underhåll och övervakning kan man förebygga problem och driftstörningar.
- Förbättrar användarupplevelsen: Genom löpande förbättringar och anpassningar kan man göra systemen mer användarvänliga och effektiva.
- Säkerställer regelefterlevnad: Lagar och regler, t.ex. GDPR, ändras, och förvaltning säkerställer att systemen följer gällande krav.
- Optimerar kostnaderna: Genom effektiv förvaltning kan man undvika onödiga kostnader för drift, underhåll och support.
Vad ingår i IT-förvaltning?
IT-förvaltning kan omfatta en rad olika aktiviteter, beroende på typ av system och verksamhetens behov. Här är några vanliga exempel:
- Löpande underhåll: Regelbundna kontroller, uppdateringar, säkerhetskopiering, prestandaoptimering, etc.
- Felavhjälpning: Åtgärda fel och problem som uppstår.
- Användarstöd: Hjälpa användarna med frågor och problem. Se även vår artikel om systemstöd.
- Behörighetsadministration: Hantera användarkonton och behörigheter.
- Övervakning: Övervaka systemets prestanda och tillgänglighet.
- Dokumentation: Uppdatera dokumentationen av systemet.
- Ändringshantering: Hantera ändringar i systemet på ett kontrollerat sätt.
- Releasehantering: Planera och genomföra utrullning av nya versioner av systemet.
- Leverantörskontakter: Ha kontakt med systemleverantören och hantera eventuella avtal och licenser.
- Vidareutveckling: Anpassa och utveckla systemet för att möta nya behov och önskemål. Det kan handla om att lägga till nya funktioner, integrera med andra system, eller göra större förändringar i systemets arkitektur.
- Livscykelhantering: Planera för systemets framtid, inklusive när det ska bytas ut eller avvecklas.
Olika förvaltningsmodeller
Det finns olika sätt att organisera IT-förvaltningen:
- Intern förvaltning: Företaget har en egen IT-avdelning som ansvarar för förvaltningen av alla eller vissa system.
- Extern förvaltning: Företaget anlitar en extern leverantör (t.ex. en konsultfirma eller ett outsourcingföretag) för att sköta hela eller delar av förvaltningen.
- Hybridmodell: En kombination av intern och extern förvaltning, där vissa uppgifter sköts internt och andra outsourcas.
Oavsett vilken modell man väljer är det viktigt att ha en tydlig ansvarsfördelning och tydliga processer för förvaltningsarbetet.
Vanliga frågor och svar (FAQ)
Vad är skillnaden mellan förvaltning och drift?
Drift handlar om den dagliga körningen av systemet – att se till att det är igång och fungerar som det ska. Förvaltning är ett bredare begrepp som också omfattar underhåll, anpassning, vidareutveckling och långsiktig planering.
Vad är skillnaden mellan förvaltning och projekt?
Ett projekt är en tillfällig insats med ett tydligt definierat mål, en början och ett slut. Förvaltning är en löpande aktivitet som pågår så länge systemet är i drift. Att införa ett nytt system är ett projekt, men att ta hand om det efter införandet är förvaltning.
Vad är en förvaltningsplan?
En förvaltningsplan är ett dokument som beskriver hur förvaltningen av ett visst system ska gå till. Den bör innehålla information om mål, organisation, ansvar, processer, aktiviteter, resurser och budget för förvaltningen.
Vad är ITIL?
ITIL (Information Technology Infrastructure Library) är en samling bästa praxis (best practices) för IT-tjänstehantering (IT Service Management, ITSM). ITIL ger vägledning för hur man kan planera, leverera, förbättra och stödja IT-tjänster på ett effektivt och kundorienterat sätt. ITIL är inte specifikt inriktat på förvaltning, men många av principerna och processerna i ITIL är relevanta för förvaltningsarbetet.
Vill du veta mer om IT-förvaltning och hur det kan hjälpa ditt företag? Kontakta oss på Genesis, eller läs vidare i vårt ordförråd!